کاهش 50 درصدی هزینه های سازمانی (8 روش سریع و کارآمد)

یکی از دغدغه های مدیران در سازمان های مختلف کاهش هزینه های سازمانی و دستیابی به سود بیشتر است. حتما این سوال برای شما هم پیش آمده و برای حل آن روش‌های مختلفی را امتحان کرده باشید.

کاهش هزینه های شرکت راحت نیست و به خلاقیت زیادی احتیاج دارد. در ادامه راهکارهایی ارائه کردیم که شاید تاکنون به آن فکر نکرده باشید اما می تواند موثر باشد. یکی از راههای کاهش هزینه ها حذف هزینه های پنهان کسب و کار شماست. در دادمه به 10 مورد از آن اشاره می کنیم. برخی از این روش ها را خودم اجرا کردم و نتایج شگفت انگیزی گرفتم بنابراین پیشنهاد می کنم تا آخر مطلب کنار من باشید..

کاهش هزینه های اداری

یکی از عمده‌ترین هزینه‌های پنهان هر سازمانی مرتبط با خرید لوازم اداری است. خرید کاغذ و خودکار یا دستگاه‌های چاپ هزینه زیادی را دربردارد که معمولا از دید مدیران مغفول می‌ماند. همین الان که این مقاله را می نویسم فقط چند ماه است که تجربه من در کاهش این هزینه‌های سازمانی ام با جایگزین کردن دیسک های سخت، شبکه سازی کامپیوتر برای ایجاد فضای اشتراک گذاری داده‌‌ها میگذرد.

در چند ماه گذشته دقت کردم و متوجه شدم ما هزینه زیادی برای چاپ فایل های پرداخت می کنیم که عملا می توان آن ها در کامپیوترهای شرکت ذخیره و در صورت لزوم از طریق شبکه در اختیار کارمندان قرارداد. ایجاد شبکه داخلی علاوه بر کاهش هزینه خرید کاغذ موجب شد تا در هزینه‌های تعمیر و نگه داری دستگاه‌های چاپ، خرید رنگ و کارتریج نیز صرفه‌جویی شود.

نمونه دیگر هزینه‌های اداری که ممکن است بدون جلب هزینه‌های سازمانی شما را افزایش دهد، میزان هزینه ‌کرد برق و آب، اینترنت و حتی خرید خودکار و ماژیک است. معمولا اینگونه هزینه‌ها مخفیانه بودجه‌های سازمانی را می بلعند. تنها راه‌حل برای کاهش اینگونه هزینه‌ها ایجاد جایگزین‌های نوین است که می تواند همان کارایی را داشته باشد اما در طولانی مدت بهبود قابل توجهی در مدیریت بودجه شما ایجاد می‌کند.

بنظرم از همین الان شروع کنید و هزینه‌های ماهیانه شرکت و سازمان خود را در بخش‌هایی بررسی کنید که کمتر به چشم می آیند. دقیقا همان هزینه های اندک چند هزارتومانی که ممکن است در انتهای ماه به چند میلیون تومان برسند اما شما آن را احساس نمی کنید. سپس می توانید به راهکارهای جایگزین فکر کنید و با جایگزین کردن یک دستگاه یا فرآیند ساده از هدر رفت این مبالغ جلوگیری کنید. بنظرم فناوری و تکنولوژی همه جا جواب می دهد.

کاهش هزینه های نیروی انسانی

حدس می زنم تا کنون زیاد شنیده باشید یا حتی تصور کنید که با استخدام کارآموز هزینه‌های شما کاهش می‌یابد اما باید بگویم سخت در اشتباهید. اجازه بدهید برای روشن شدن موضوع یک مثال از کسب و کار خودم بزنم. تقریبا دو ماه پیش بود که با تصور اینکه هزینه های را کاهش می دهم برای اجرا یکی از فرآیند‌های سازمان از یک نیروی نیمه مبتدی استفاده کردم. در نهایت اتفاقی که افتاد این بود که من هزینه زمانی سه ماهه نبود نیروی لازم و چند برابری جایگزینی نیروی متخصص را پرداخت کردم تا همان کار انجام شود.

شاید نیروی متخصص گران باشد اما پیشنهاد من به شما این است که برای یک بازه کوتاه نیروی متخصص استخدام کنید و نیروی نیمه متخصص ( نیرویی که کمی از حد متوسط mid level پایین تر است) را در کنار او آموزش دهید و چون این هزینه آموزش با شماست قرارداد کاری خود را طولانی مدت تنظیم کنید. اینجا هم تکنولوژی به شما کمک می کند بخصوص اگر به نیروهای بخش پشتیبانی نگاه کنیم. این افراد زمان و هزینه زیادی را به سازمان تحمیل میکنند که می توان با کمک تکنولوژی این زمان و هزینه را بهینه کرد.

اجازه بدهید یک مثال بزنم فرض کنید شما یک تیم فروش متشکل از 10 نفر دارید هر یک از یک افراد به طور متوسط 10 میلیون حقوق میگیرند ( این حقوق را در 20 آذر 1402 در نظر گرفتیم و هر سال مقداری به آن اضافه می‌شود) این مبلغی معادل 100 میلیون تومان ماهیانه است به این هزینه، اجاره بهای محل کار، هزینه اینترنت و سیستم‌های سخت افزاری مورد استفاده و غیره را نیز اضافه کنید در کمترین حالت شما برای یک تیم فروش 10 نفره 150 میلیون تومان ماهیانه هزینه می کنید و این بودجه را می توان با جایگزین کردن چت بات‌های پاسخگو و پشتیبان صرفه‌جویی کرد.

بله باید بگویم باز هم تکنولوژی راه حل است. پیشنهاد می کنم مقاله کاربرد چت‌بات‌ها در کاهش هزینه‌های کسب و کار را در سایت ما بخوانید.